Les établissements concernés :
Il s’agit des établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD), maisons de retraite non EHPAD, résidences autonomie, établissements expérimentaux, centres d’accueil de jour pour personnes âgées et structures de soins de longue durée.
1) Informer votre personnel et les résidents
Conformément au RGPD et à la loi informatique et libertés, le personnel exerçant dans l’établissement et les résidents disposent d’un droit d’accès, de rectification, et de limitation des données les concernant durant la période du 24 janvier au 30 juin 2024.
Afin que ce droit d’accès puisse s’exercer, il est nécessaire d’informer chaque personne concernée (présente ou sortie) par l'enquête de façon individuelle en lui remettant une lettre d'information. Les représentants légaux de ces personnes doivent également être informés. Des modèles de lettres à personnaliser sont téléchargeables à partir du site de collecte (Aides et FAQ > Modèles de lettres). Il convient également d’apposer les deux affiches (format A3) dans un lieu habituellement fréquenté par le personnel, les résidents et leurs visiteurs (Aides et FAQ > Questionnaire > Affiches à apposer dans l'établissement).
2) Précaution méthodologique pour la description des personnes
L’ensemble du personnel décrit dans l’enquête est enregistré de manière anonyme. Concrètement, dans le questionnaire, une première colonne dénommée « Numéro d’ordre » génère automatiquement une numérotation non-identifiante associée aux personnes décrites.
L’ensemble des résidents est, quant à lui, enregistré avec son nom de naissance et son prénom. La première colonne dénommée « Numéro d’ordre » génère également automatiquement une numérotation non-identifiante associée aux personnes décrites.
Pour permettre au personnel et aux résidents de votre établissement d’exercer un droit de regard sur les informations les concernant, il vous faut établir une liste de correspondance entre les numéros d’ordre propres à l’enquête et les personnes auxquelles vous les associez. Cette liste de correspondance ne doit pas être diffusée, doit être conservée jusqu’au 30 juin 2024 et détruite après cette date.
3) Se connecter au site de collecte de l’enquête EHPA
Les principales étapes liées à la saisie de vos réponses dans le questionnaire en ligne vous sont présentées dans le document synthétique « Renseigner l’enquête EHPA sur internet – Aide-mémoire » disponible à votre connexion sur le site de collecte.
Sa lecture vous permettra d’entrer pas à pas dans le site de collecte. Les aides à la saisie mises à votre disposition ainsi que les différentes formes de restitution vous y sont présentées de manière synthétique.
Vous pourrez vous connecter au questionnaire de votre établissement dès le 24 janvier 2024 en utilisant l’identifiant et le mot de passe qui vous ont été communiqués au recto de ce courrier.
4) Aides disponibles
Pour toute autre information, vous pouvez consulter le site d’aide en ligne à l’adresse suivante :
https://www.ehpa.drees-faq.sante.gouv.fr/
Vous y trouverez des aides sur l’utilisation du site (compatibilité, fonctions essentielles, aide complémentaire, glossaire) et des aides sur le questionnaire (consignes de remplissage, foire aux questions, nomenclatures, liste des contrôles). Tous ces documents sont imprimables.
Pour toute demande concernant l’enquête, une hotline est mise à votre disposition.
Hotline enquête EHPA 2023
du lundi au vendredi de 9h00 à 18h00
01 71 25 56 60
hotline-ehpa@enquetes-drees.fr